Erste Workflows¶

Nach der Installation probiere diese häufigen Workflows aus, um zu lernen, wie DeskAgent funktioniert. Jeder Workflow zeigt dir, was du erwarten kannst und was zu tun ist, wenn etwas nicht klappt.

1. E-Mail-Triage¶

Ziel: Organisiere deinen Posteingang automatisch, indem wichtige E-Mails markiert und Newsletter identifiziert werden.

Voraussetzungen:

• Microsoft Outlook ist geöffnet
• Du hast E-Mails in deinem Posteingang

Schritte:

1. Öffne den DeskAgent-Chat
2. Tippe: Prüfe meine letzten E-Mails und markiere die wichtigen
3. Drücke Enter

Was passiert:

• DeskAgent liest deine aktuellen E-Mails
• Identifiziert wichtige Nachrichten (Rechnungen, dringende Anfragen, Kundenanfragen)
• Markiert sie zur Nachverfolgung
• Listet Newsletter auf, die in einen separaten Ordner verschoben werden könnten

Erwartete Ausgabe:

47 E-Mails der letzten 7 Tage gefunden.

Zur Nachverfolgung markiert:
- Rechnung von Lieferant GmbH (heute erhalten)
- Projekt-Deadline Erinnerung (gestern erhalten)
- Kundenanfrage zu Preisen

Newsletter erkannt:
- Marketing Weekly (3 E-Mails)
- Tech News Daily (5 E-Mails)

Soll ich die Newsletter in einen Ordner verschieben?

Falls es nicht funktioniert:

2. Ausgewählte E-Mail lesen¶

Ziel: Den Inhalt einer E-Mail schnell verstehen, ohne alles durchzulesen.

Voraussetzungen:

• Microsoft Outlook ist geöffnet
• Du hast eine E-Mail durch Anklicken ausgewählt

Schritte:

1. Klicke in Outlook einmal auf eine E-Mail, um sie auszuwählen
2. Tippe in DeskAgent: Lies die ausgewählte E-Mail

Was passiert:

• DeskAgent liest den E-Mail-Inhalt
• Zeigt dir eine Zusammenfassung mit wichtigen Informationen
• Identifiziert alle Handlungsaufforderungen oder Anfragen

Erwartete Ausgabe:

E-Mail von: Max Mustermann <max@example.com>
Betreff: Projekt-Update Meeting
Datum: 3. Januar 2025

Zusammenfassung:
Max bittet um ein Meeting nächste Woche, um den Projektzeitplan zu besprechen.
Er schlägt Dienstag oder Mittwoch Nachmittag vor.

Handlungspunkte:
- Mit verfügbaren Zeitslots antworten
- Projekt-Statusupdate vorbereiten

3. Angebot erstellen¶

Ziel: Eine E-Mail-Anfrage in ein professionelles Angebot verwandeln.

Voraussetzungen:

• Billomat oder Lexware Erweiterung ist konfiguriert
• Du hast eine Kundenanfrage-E-Mail in Outlook ausgewählt

Schritte:

1. Wähle eine E-Mail mit einer Produktanfrage in Outlook aus
2. Klicke auf Agents in der Seitenleiste
3. Wähle Angebot erstellen

Was passiert:

• DeskAgent liest die Kunden-E-Mail
• Extrahiert Firmenname, Ansprechpartner und angefragte Produkte
• Sucht nach bestehendem Kunden in deinem Abrechnungssystem (oder bietet an, einen neuen anzulegen)
• Erstellt einen Angebotsentwurf mit den identifizierten Produkten
• Lädt das PDF zur Überprüfung herunter

Erwartete Ausgabe:

Kunde identifiziert: Acme GmbH
Ansprechpartner: Hans Schmidt
Angefragt: 2x Professional License

Angebot erstellt:
- Angebotsnummer: A-2025-0042
- Gesamtbetrag: €2.196,00 (netto)
- PDF gespeichert unter: workspace/.temp/offer-2025-0042.pdf

Soll ich eine Antwort-E-Mail mit diesem Angebot im Anhang erstellen?

Falls es nicht funktioniert:

4. Tägliche Prüfung¶

Ziel: Einen vollständigen Überblick bekommen, was heute deine Aufmerksamkeit braucht.

Schritte:

1. Klicke auf Agents in der Seitenleiste
2. Wähle Tägliche Prüfung
3. Warte, bis der Scan abgeschlossen ist

Was passiert:

• Scannt E-Mails der letzten 7 Tage
• Prüft markierte Elemente (offene Todos)
• Überprüft offene Support-Tickets (falls UserEcho konfiguriert ist)
• Prüft ausstehende Rechnungen (falls Abrechnung konfiguriert ist)

Erwartete Ausgabe:

=== Tägliche Prüfung abgeschlossen ===

E-MAILS (letzte 7 Tage):
- 12 neue E-Mails seit gestern
- 3 zur Nachverfolgung markiert
- 8 Newsletter nach ToDelete verschoben

MARKIERTE ELEMENTE:
- Rechnungsprüfung erforderlich (vor 3 Tagen markiert)
- Kundenrückruf (gestern markiert)

SUPPORT-TICKETS:
- 2 neue Tickets brauchen Antwort
- 1 Ticket als erledigt markiert

RECHNUNGEN:
- 3 Rechnungen überfällig
- Ausstehend gesamt: €4.500,00

Empfohlene Aktionen:
1. Die 3 markierten E-Mails überprüfen
2. Auf neue Support-Tickets antworten
3. Bei überfälligen Rechnungen nachfassen

5. SEPA-Überweisungen¶

Ziel: Bank-Überweisungsdateien aus Rechnungs-PDFs erstellen.

Voraussetzungen:

• SEPA Banking ist in config/apis.json konfiguriert
• Du hast Rechnungs-E-Mails mit PDF-Anhängen ausgewählt

Schritte:

1. Wähle eine oder mehrere Rechnungs-E-Mails in Outlook aus (Strg+Klick für mehrere)
2. Klicke Agents → Rechnungen zu SEPA

Was passiert:

• Liest PDF-Anhänge der ausgewählten E-Mails
• Extrahiert: Lieferantenname, IBAN, Betrag, Referenz
• Validiert IBANs
• Erstellt SEPA XML-Datei bereit für den Bank-Upload

Erwartete Ausgabe:

Verarbeite 3 Rechnungen...

Rechnung 1: Lieferant GmbH
- Betrag: €1.500,00
- IBAN: DE89370400440532013000 ✓ Gültig
- Referenz: Rechnung 2025-001

Rechnung 2: Service AG
- Betrag: €850,00
- IBAN: DE89370400440532013001 ✓ Gültig
- Referenz: Rechnung 12345

Rechnung 3: Tech Company
- Betrag: €2.200,00
- IBAN: In gespeicherten Empfängern gefunden ✓

SEPA-Datei erstellt:
- Pfad: workspace/sepa/sepa-realvirtual-20250103.xml
- Gesamtbetrag: €4.550,00
- Lade sie in dein Bankportal hoch, um die Überweisungen auszuführen

Tipps für den Erfolg¶

Häufige Chat-Befehle¶

Nutze diese im Chat für schnelle Aktionen:

Nächste Schritte¶