Abrechnung & Rechnungsstellung¶

Erstelle Angebote, Rechnungen und verfolge Zahlungen mit DeskAgent. Automatisiere deinen gesamten Abrechnungs-Workflow von der Kundenanfrage bis zum Zahlungseingang.

Unterstützte Systeme¶

Beide können gleichzeitig verwendet werden. Konfiguriere sie in Einstellungen → Integrationen.

Einrichtung¶

Billomat¶

1. Melde dich bei billomat.com an
2. Gehe zu Einstellungen → API
3. Kopiere deine Konto-ID und den API-Key
4. In DeskAgent, gehe zu Einstellungen → Integrationen → Billomat
5. Gib deine Zugangsdaten ein und klicke Speichern

Lexware Office¶

1. Gehe zu app.lexoffice.de/addons/public-api
2. Generiere einen neuen API-Key
3. In DeskAgent, gehe zu Einstellungen → Integrationen → Lexware
4. Gib deinen API-Key ein und klicke Speichern

Angebote erstellen¶

Aus E-Mail (Empfohlen)¶

Szenario: Ein Kunde sendet eine Anfrage und bittet um ein Angebot.

1. Wähle die Anfrage-E-Mail in Outlook aus
2. Klicke Agents → Angebot erstellen

Was DeskAgent tut:

• Liest die Kunden-E-Mail
• Extrahiert: Firmenname, Ansprechpartner, angefragte Produkte
• Sucht nach bestehendem Kunden oder legt neuen an
• Erstellt Angebotsentwurf mit korrekter Preisgestaltung
• Lädt PDF zur Überprüfung herunter

Erwartete Ausgabe:

Lese Kundenanfrage...

Kunde: Acme GmbH
Ansprechpartner: Hans Schmidt <hans@acme.de>
Angefragt: realvirtual.io Professional License

Kunde in Billomat gefunden (ID: 12345)

Erstelle Angebot...
- Hinzugefügt: Professional Edition (€1.098,00)
- Angebotsnummer: A-2025-0042

PDF heruntergeladen: workspace/.temp/offer-A-2025-0042.pdf

Soll ich eine Antwort-E-Mail mit dem Angebot im Anhang erstellen?

Per Chat¶

Beschreibe einfach, was du brauchst:

Produktcodes¶

Verwende die Artikelcodes deines Abrechnungssystems für präzise Angebote:

Rechnungen erstellen¶

Aus Zeiteinträgen¶

Szenario: Du hast Beratungsstunden erfasst und musst diese abrechnen.

"Erstelle Rechnung für Kunde X mit 8 Stunden Beratung diese Woche"

DeskAgent wird: - Einen Rechnungsentwurf erstellen - Zeiteintrag als Position hinzufügen (Standard: €150/Stunde) - Gesamtbetrag zur Überprüfung anzeigen

Aus Bestellung¶

Szenario: Kunde sendet eine Bestellungs-E-Mail.

1. Wähle die Bestellungs-E-Mail in Outlook aus
2. Klicke Agents → Rechnung aus E-Mail erstellen

DeskAgent wird: - Bestellungs-E-Mail und alle PDF-Anhänge lesen - Extrahieren: Kunde, bestellte Produkte, Mengen, Bestellnummer - Rechnung passend zur Bestellung erstellen - Bestellreferenz in die Rechnung aufnehmen

Per Chat¶

Zahlungsverfolgung¶

Offene Rechnungen prüfen¶

Beispielausgabe:

Offene Rechnungen (3):

1. Rechnung R-2024-0089 - Acme GmbH
   Betrag: €1.098,00 | Fällig: 15.12.2024 | ÜBERFÄLLIG (19 Tage)

2. Rechnung R-2024-0092 - Tech Solutions
   Betrag: €2.196,00 | Fällig: 05.01.2025 | Fällig in 2 Tagen

3. Rechnung R-2025-0001 - StartUp AG
   Betrag: €450,00 | Fällig: 20.01.2025 | Fällig in 17 Tagen

Ausstehend gesamt: €3.744,00
Überfällig: €1.098,00

Als bezahlt markieren¶

Wenn eine Zahlung eingeht:

"Markiere Rechnung R-2024-0089 als bezahlt"

Oder nutze den Zahlungen prüfen Agent, um Bankbenachrichtigungen automatisch mit offenen Rechnungen abzugleichen.

Zahlungen prüfen Agent¶

Szenario: Du erhältst Bank-Benachrichtigungs-E-Mails über eingehende Zahlungen.

1. Klicke Agents → Zahlungen prüfen

DeskAgent wird: - Aktuelle Bank-Benachrichtigungs-E-Mails lesen - Zahlungsbeträge und Referenzen extrahieren - Mit offenen Rechnungen abgleichen - Vorschlagen, welche Rechnungen als bezahlt markiert werden sollen

SEPA-Überweisungen¶

Erstelle Bank-Überweisungsdateien für Lieferantenrechnungen.

Aus Rechnungs-E-Mails¶

Szenario: Du hast Lieferantenrechnungen als PDF-Anhänge.

1. Wähle eine oder mehrere Rechnungs-E-Mails in Outlook aus
2. Klicke Agents → Rechnungen zu SEPA

DeskAgent wird: - PDF-Anhänge lesen - Extrahieren: Lieferantenname, IBAN, Betrag, Referenz - IBANs validieren - SEPA XML-Datei erstellen

Erwartete Ausgabe:

Verarbeite 2 Rechnungen...

Rechnung 1: Lieferant GmbH
- Betrag: €1.500,00
- IBAN: DE89370400440532013000 ✓ Gültig
- Referenz: RE-2025-0001

Rechnung 2: Service AG
- Betrag: €850,00
- IBAN: DE89370400440532013001 ✓ Gültig
- Referenz: 12345

SEPA-Datei erstellt:
- Datei: workspace/sepa/sepa-realvirtual-20250103.xml
- Gesamtbetrag: €2.350,00

Lade diese Datei in dein Bankportal hoch, um die Überweisungen auszuführen.

Manuelle Überweisung¶

"Erstelle SEPA-Überweisung an Lieferant GmbH, IBAN DE89370400440532013000, 1500 EUR, Referenz Rechnung 123"

SEPA-Konten¶

Konfiguriere deine Bankkonten in config/apis.json:

"sepa": {
  "realvirtual": {
    "name": "realvirtual GmbH",
    "iban": "DE...",
    "bic": "..."
  },
  "private": {
    "name": "Privatkonto",
    "iban": "DE...",
    "bic": "..."
  },
  "default": "realvirtual"
}

Sage "Zeige meine SEPA-Konten", um konfigurierte Konten anzuzeigen.

Vollständiger Workflow-Beispiel¶

Kundenanfrage → Angebot → Rechnung → Zahlung

Schritt 1: Kunde sendet Anfrage-E-Mail¶

Wähle die E-Mail aus und führe den Angebot erstellen Agent aus.

Schritt 2: Angebot prüfen und senden¶

• DeskAgent erstellt das Angebot und lädt PDF herunter
• Prüfe es in deinem Abrechnungssystem
• Sage: "Erstelle eine Antwort-E-Mail mit dem Angebot im Anhang"

Schritt 3: Kunde bestätigt, du stellst Rechnung¶

Wenn der Kunde bestätigt: - Sage: "Erstelle eine Rechnung aus dem Angebot für Acme GmbH" - Oder führe Rechnung aus E-Mail erstellen auf der Bestellung aus

Schritt 4: Zahlung verfolgen¶

• Führe Zahlungen prüfen aus, wenn du Bankbenachrichtigungen erhältst
• Oder sage: "Markiere Rechnung R-2025-0001 als bezahlt"

Tipps & Best Practices¶

Fehlerbehebung¶

Nächste Schritte¶

• Billomat-Erweiterungsreferenz - Vollständige Tool-Liste
• Lexware-Erweiterungsreferenz - Lexware-spezifische Tools
• SEPA-Erweiterungsreferenz - Banking-Integration Details
• Tägliche Workflows - Abrechnung in deine Routine einbauen