Tägliche Workflows¶

Baue eine Routine um DeskAgent auf, um deine Produktivität zu maximieren. Dieser Guide zeigt dir, wie du deinen Arbeitstag mit automatisierten Agents strukturierst.

Morgenroutine¶

Tägliche Prüfung Agent¶

Starte jeden Tag mit einem vollständigen Überblick, was deine Aufmerksamkeit braucht.

Wie starten:

• Klicke Agents → Tägliche Prüfung, oder
• Sage: Führe tägliche Prüfung durch

Was er tut:

Erwartete Ausgabe:

=== Tägliche Prüfung ===

E-MAILS (letzte 7 Tage):
✓ 52 E-Mails gescannt
✓ 4 wichtige Elemente markiert:
  - Rechnung von Lieferant GmbH (heute)
  - Kundenanfrage: Preisfrage (gestern)
  - Meeting-Anfrage von Max (vor 2 Tagen)
  - Support-Eskalation (vor 3 Tagen)
✓ 12 Newsletter nach ToDelete verschoben

MARKIERTE ELEMENTE:
Offene Follow-ups: 3
- Kunde zurückrufen (vor 2 Tagen markiert)
- Vertrag prüfen (vor 1 Tag markiert)
- Projekt-Update senden (heute markiert)

SUPPORT-TICKETS (UserEcho):
- 2 neue Tickets brauchen Antwort
- 1 Ticket in Bearbeitung

RECHNUNGEN (Billomat):
- 1 Rechnung überfällig (€1.098,00)
- Ausstehend gesamt: €3.500,00

Empfohlene Aktionen:
1. Auf Kundenanfrage-E-Mail antworten
2. 2 neue Support-Tickets beantworten
3. Bei überfälliger Rechnung nachfassen

Tägliche Prüfung anpassen¶

Bearbeite agents/daily_check.md, um den Workflow anzupassen. Häufige Anpassungen:

E-Mail-Management¶

Schnellaktionen¶

Für schnelle E-Mail-Verarbeitung über den Tag:

Stapelverarbeitung¶

Mehrere E-Mails auf einmal bearbeiten:

1. Halte in Outlook Strg gedrückt und klicke auf mehrere E-Mails
2. In DeskAgent, sage:

Zahlungs-Workflows¶

Morgens: Zahlungseingänge prüfen¶

Wann ausführen: Nach Erhalt von Bankbenachrichtigungs-E-Mails

Wie ausführen:

• Klicke Agents → Zahlungen prüfen, oder
• Sage: Prüfe ob Zahlungen eingegangen sind

Was er tut:

1. Liest aktuelle Bankbenachrichtigungs-E-Mails
2. Extrahiert Zahlungsbeträge und Referenzen
3. Gleicht mit offenen Rechnungen ab
4. Schlägt vor, welche Rechnungen als bezahlt markiert werden sollen

Erwartete Ausgabe:

2 Bankbenachrichtigungen gefunden...

Zahlung 1:
- Betrag: €1.098,00
- Referenz: "RE-2024-0089 Acme GmbH"
- Passt zu: Rechnung R-2024-0089 (Acme GmbH) ✓

Zahlung 2:
- Betrag: €2.196,00
- Referenz: "Bestellung 12345"
- Möglicher Treffer: Rechnung R-2024-0092 (Tech Solutions)

Soll ich diese Rechnungen als bezahlt markieren?

Nachmittags: Lieferantenrechnungen verarbeiten¶

Wann ausführen: Nach Erhalt von Rechnungen von Lieferanten

Wie ausführen:

1. Wähle eine oder mehrere Rechnungs-E-Mails in Outlook aus
2. Klicke Agents → Rechnungen zu SEPA

Was er tut:

1. Liest PDF-Anhänge der ausgewählten E-Mails
2. Extrahiert Lieferant, Betrag, IBAN, Referenz
3. Validiert IBANs
4. Erstellt SEPA XML-Datei für Bank-Upload

Angebots- & Rechnungs-Workflows¶

Angebot aus Anfrage erstellen¶

Wann: Kunde fragt nach Preisen

1. Wähle die Anfrage-E-Mail in Outlook aus
2. Klicke Agents → Angebot erstellen
3. Prüfe das generierte Angebot
4. Sage: Erstelle eine Antwort-E-Mail mit dem Angebot im Anhang

Rechnung nach Projektabschluss¶

Wann: Projekt ist fertig, Zeit abzurechnen

Automatisierungs-Optionen¶

Tastenkürzel¶

Definiere Tastenkürzel, um Agents sofort zu starten. Konfiguriere in config/agents.json:

"daily_check": {
  "shortcut": "Ctrl+Alt+D",
  "enabled": true
}

E-Mail-Watcher¶

Bestimmte E-Mails automatisch verarbeiten wenn sie ankommen:

// config/system.json
"email_watchers": {
  "enabled": true,
  "poll_interval": 60,
  "watchers": [
    {
      "name": "Invoice Processor",
      "folder": "Inbox",
      "filter": "subject:Invoice OR subject:Rechnung",
      "agent": "process_invoice",
      "enabled": true
    }
  ]
}

Windows Aufgabenplanung¶

Agents automatisch zu bestimmten Zeiten ausführen:

# Tägliche Prüfung um 8 Uhr jeden Werktag ausführen
schtasks /create /tn "DeskAgent Daily Check" /tr "curl http://localhost:5005/api/run-agent/daily_check" /sc weekly /d MON,TUE,WED,THU,FRI /st 08:00

Teams-Benachrichtigungen¶

Benachrichtigung erhalten wenn Agents fertig sind. Webhooks in config/apis.json konfigurieren:

"msgraph": {
  "webhooks": {
    "deskagent": "https://your-webhook-url..."
  }
}

Dann können Agents nach Teams posten wenn sie fertig sind.

Empfohlener Tagesablauf¶

Wöchentliche Aufgaben¶

Tipps für den Erfolg¶

Nächste Schritte¶

• Agents erstellen - Eigene Workflows für deine spezifischen Bedürfnisse bauen
• E-Mail-Automatisierung - Erweiterte E-Mail-Verarbeitung
• Abrechnungs-Guide - Vollständiger Rechnungsstellungs-Workflow