Billomat-Erweiterung¶

Erstelle und verwalte Rechnungen, Angebote und Kunden mit Billomat.

Was du tun kannst¶

Kunden verwalten¶

Kunden finden:

Suche nach Firmenname, Ansprechpartner oder E-Mail-Adresse.

Kundendetails anzeigen:

Sieh alle Informationen über einen Kunden einschließlich Kontaktdaten, Zahlungsbedingungen und Historie.

Neue Kunden anlegen:

Füge neue Kunden direkt aus DeskAgent hinzu - nützlich bei der Bearbeitung eingehender Anfragen.

Kundendaten aktualisieren:

Ändere Adressen, Kontaktdetails oder Zahlungseinstellungen.

Beispielanfragen:

• "Finde den Kunden Acme Corp"
• "Zeig mir Kundendetails für Max Mustermann"
• "Erstelle einen neuen Kunden: Beispiel GmbH, Berlin"

Angebote erstellen¶

Angebot starten:

Erstelle ein neues Angebot für einen Kunden.

Produkte hinzufügen:

Füge deine Standardprodukte oder benutzerdefinierte Positionen hinzu.

Finalisieren und senden:

Schließe das Angebot ab und erhalte ein PDF zum Senden an deinen Kunden.

Beispielanfragen:

• "Erstelle ein Angebot für Acme Corp"
• "Füge die Professional-Lizenz zum Angebot hinzu"
• "Finalisiere das Angebot und bereite eine E-Mail vor"

Rechnungen erstellen¶

Rechnung starten:

Erstelle eine neue Rechnung für einen Kunden.

Positionen hinzufügen:

Füge Produkte, Dienstleistungen oder Zeiteinträge hinzu.

Offene Rechnungen verfolgen:

Sieh, welche Rechnungen unbezahlt oder überfällig sind.

Als bezahlt markieren:

Erfasse, wenn Zahlungen eingehen.

Beispielanfragen:

• "Erstelle eine Rechnung für die Beratung letzten Monat"
• "Zeig mir alle offenen Rechnungen"
• "Markiere Rechnung 2024-001 als bezahlt"
• "Lade das PDF für Rechnung 2024-005 herunter"

Mit Produkten arbeiten¶

Deinen Katalog anzeigen:

Sieh alle verfügbaren Produkte und ihre Preise.

Produktcodes verwenden:

Füge Artikel über ihren Produktcode für schnelle Rechnungsstellung hinzu.

Workflow-Beispiel¶

So könnte DeskAgent dir helfen, ein Angebot aus einer E-Mail-Anfrage zu erstellen:

1. E-Mail lesen: "Lies meine ausgewählte E-Mail über eine Softwarelizenz-Anfrage"
2. Kunden finden: DeskAgent durchsucht Billomat automatisch
3. Erstellen oder aktualisieren: Wenn neuer Kunde, wird er angelegt; wenn bestehend, werden seine Daten verwendet
4. Angebot erstellen: Fügt die angefragten Produkte mit korrekten Preisen hinzu
5. Antwort vorbereiten: Erstellt einen E-Mail-Entwurf mit dem Angebots-PDF als Anhang

Einrichtung¶

Schritt 1: API-Key holen¶

1. In Billomat einloggen
2. Zu Einstellungen gehen
3. Auf API klicken
4. Deinen API-Key kopieren

Schritt 2: DeskAgent konfigurieren¶

1. DeskAgent-Einstellungen öffnen
2. Zu Integrationen gehen
3. Billomat finden
4. Account-ID und API-Key eingeben
5. Auf Verbindung testen klicken

Tipps¶

1. Produktcodes: Richte Produkte in Billomat mit kurzen Codes für schnellere Referenz ein.

2. Vorlagen: Billomat-Vorlagen werden für das endgültige PDF-Layout verwendet.

3. Automatische Nummerierung: Billomat verwaltet Rechnungs-/Angebotsnummern automatisch.

Häufige Probleme¶