ecoDMS-Erweiterung¶

Archiviere und finde Dokumente in deinem ecoDMS-Dokumentenmanagementsystem.

Was du tun kannst¶

Dokumente suchen¶

Nach Stichwort finden:

Durchsuche Dokumentinhalt und Metadaten.

Nach Typ filtern:

Grenze Ergebnisse auf bestimmte Dokumenttypen ein.

Datumsbereich:

Finde Dokumente aus einem bestimmten Zeitraum.

Beispielanfragen:

• "Finde Rechnungen von Dezember 2024"
• "Suche nach Dokumenten über Projekt Alpha"
• "Zeig Verträge aus diesem Jahr"

Dokumente anzeigen¶

Dokumentinfo:

Sieh Metadaten wie Dokumenttyp, Status und Ablage-Datum.

Vorschau:

Erhalte Thumbnail-Vorschauen ohne Herunterladen.

Herunterladen:

Hole die vollständige Dokumentdatei.

Beispielanfragen:

• "Zeig Info für Dokument 12345"
• "Lade die neueste Rechnung von Lieferant GmbH herunter"

Dokumente archivieren¶

Dateien hochladen:

Füge neue Dokumente zum Archiv hinzu.

Beim Upload klassifizieren:

Setze Dokumenttyp, Ordner und Status automatisch.

Schnell archivieren:

Upload und Klassifizierung in einem Schritt.

Beispielanfragen:

• "Archiviere dieses Rechnungs-PDF"
• "Speichere dieses Dokument als Vertrag im Rechts-Ordner"
• "Lade den Anhang hoch und klassifiziere ihn als Rechnung"

Workflow-Beispiel¶

Eine E-Mail-Rechnung archivieren:

1. Anhang holen: "Speichere das PDF aus meiner ausgewählten E-Mail"
2. Archivieren: "Archiviere das als Rechnung von Lieferant GmbH"
3. DeskAgent:
4. Lädt die Datei hoch
5. Setzt Dokumenttyp auf "Rechnung"
6. Fügt den Lieferantennamen hinzu
7. Legt es im richtigen Ordner ab

Dokument-Organisation¶

ecoDMS verwendet diese Konzepte:

Einrichtung¶

Schritt 1: API-Zugang aktivieren¶

In ecoDMS:

1. Admin-Konsole öffnen
2. API-Feature aktivieren
3. API-Port notieren (normalerweise 8180)

Schritt 2: DeskAgent konfigurieren¶

1. DeskAgent-Einstellungen öffnen
2. Zu Integrationen gehen
3. ecoDMS finden
4. Eingeben:
5. Server-URL (z.B. http://localhost:8180)
6. Benutzername
7. Passwort
8. Archiv-ID (normalerweise "1")
9. Auf Verbindung testen klicken

API-Nutzungshinweise¶

Jeder Upload oder Download verbraucht einen "API Connect" in der ecoDMS-Lizenzierung:

• Standard-Lizenz: Begrenzte API-Connects pro Monat
• ecoDMS ONE: Unbegrenzte API-Connects

Thumbnails anzeigen und Suchen verbrauchen keine API-Connects.

Tipps¶

1. Einheitliche Benennung: Verwende klare Dateinamen vor dem Upload.

2. Typ beim Upload setzen: Klassifiziere Dokumente sofort für bessere Organisation.

3. Suche nutzen: ecoDMS Volltextsuche findet Inhalte innerhalb von Dokumenten.

Häufige Probleme¶